Como trabalhar home office

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Nos últimos dias tivemos muitas surpresas perante o cenário mundial diante da pandemia do COVID-19. 

Estávamos naturalmente acostumados a acordar cedo e partir em busca de novas oportunidades de negócio diariamente. Muitas empresas não imaginavam jamais que seriam obrigadas a enfrentar algo tão desafiador: Trabalhar Home Office.

Baseado em nosso conhecimento em trabalhar dessa forma e a experiência de dez anos atuando no segmento Imobiliário, criamos algumas dicas para auxiliar perante esse grande desafio.


1 – Trabalhando Home office

Gerenciar o trabalho Home Office pode ser mais simples do que se imagina. Basta um pouco de atenção para alguns detalhes e uma boa orientação para a equipe.

POR ONDE COMEÇAR

1 – Artigo 6º da CLT, “O art. 6º é um dos principais e mais importantes artigos da CLT. Estabelece que não há distinção entre o trabalho realizado no estabelecimento do empregador e o executado no domicílio do empregado, “desde que esteja caracterizada a relação de emprego”  e o Artigo 83º da CLT, “Artigo 83 da CLT – Do salário devido ao trabalhador em domicílio. Art. 83 – É devido o salário mínimo ao trabalhador em domicílio, considerado este como o executado na habitação do empregado ou em oficina de família, por conta de empregador que o remunere”.

Ambos os artigos dizem que não deve haver distinção entre o trabalho realizado na empresa ou em casa, desde que se cumpra o que lhe for solicitado.

2 – Trabalhar de casa não significa que o trabalhador não tem regras. Primeiramente deve ocorrer uma conscientização por parte da empresa para deixar bem claro os direitos e deveres que devem ser cumpridos pelo trabalhador. As regras devem ser muito claras.

3 – Metas devem ser cumpridas tanto quanto o trabalho desenvolvido nas dependências da empresa.

4 – Mesmo em condições remotas de trabalho, a empresa é responsável pelo funcionário quanto a questões de segurança do trabalho.

5 – O funcionário precisa ter condições para que possa desempenhar seu papel da melhor maneira possível. 

ORIENTAÇÕES PARA A EQUIPE

1 – Evite redes sociais. Ficar conectado nas redes sociais tira o foco. 

2 – Instale seus equipamentos em um local adequado e confortável. Dê preferência para locais com certo isolamento para evitar interrupções constantes. 

3 – Escolha local de preferência que não tenha distrações de rádios ou TV.

4 – Cada determinado tempo, levante, caminhe, alongue.

5 – Beba muita água. 

6 – Estabeleça metas diárias iniciando pelos trabalhos mais simples e rápidos.

7 – Organize em sua agenda (https://prnt.sc/rlx1a6) a jornada de trabalho diária e o que deve ser entregue no decorrer do dia ou da semana.

8 – Mantenha um combinado com os demais membros da casa. Deixe claro que no decorrer do dia irá precisar focar nas tarefas pertinentes ao trabalho da empresa. Tome cuidado para não misturar com tarefas de rotina da casa.

9 – Defina as formas de comunicação entre a equipe. Como sugestão interna da Si9,  Google Hangouts (https://hangouts.google.com/) e Slack (https://slack.com/intl/pt-br/)

ROTINAS DA IMOBILIÁRIA

1 – ANGARIAÇÃO (CAPTAÇÃO) DE IMÓVEIS

Em época de quarenta é importante que seja evitado fazer visitas diretamente no imóvel. Caso seja extremamente necessário estar no imóvel, lembre:

  • Faça fotos de todos os ambientes do imóvel
  • Registre o máximo de informações possível referente ao imóvel.
  • Caso tenha acesso a internet Wifi, 3G ou 4G, pode cadastrar o imóvel diretamente através de seu smartphone. (https://prnt.sc/rm07nx) (https://prnt.sc/rm079x) 
  • Caso não tenha acesso a internet Wifi, 3G ou 4G, lembre de levar a ficha de cadastro do imóvel em branco para preenchimento no local (https://prnt.sc/rlxpzq) 
  • Sempre carregue caneta e papel para possíveis anotações.
  • Quando não tiver caneta e papel para anotar, grave áudio ou vídeo para futuras consultas ao cadastrar o imóvel no Imobil Si9 (https://prnt.sc/rlxroj) 

Quando não houver a necessidade de estar no imóvel, mantendo sempre a recomendação de permanecer em quarentena, todas as informações podem ser solicitadas diretamente para o proprietário do imóvel. Lembre sempre de repassar as seguintes informações:

  • Fotos devem ser tiradas sempre na Horizontal
  • Para ter uma maior amplitude do ambiente, a foto deve ser tirada sempre do canto de cada ambiente.
  • Para manter um padrão de qualidade na foto, é importante salientar que o ambiente deve estar o mais organizado possível.
  • Geralmente ambientes internos são escuros. Foto é feito de luminosidade. Oriente sempre acender todas as luzes ou abrir portas e janelas para poder fazer uma foto com qualidade.
  • Caso o cliente aceite, pode ser solicitado para que o mesmo grave vídeos de cada ambiente do imóvel. Isso pode ser aproveitado para encaminhar ao possível comprador ou cliente de locação caso o vídeo tenha boa qualidade.

ATENDIMENTO AO CLIENTE

NOVOS LEADS

Na prática o atendimento home office não deve mudar tanto se comparado ao dia a dia da empresa. Caso os novos cadastros de Lead sejam feitos por uma pessoa na imobiliária e esses contatos são feitos via WhatsApp por exemplo, a rotina deve permanecer da mesma forma, centralizando sempre os cadastros nessa pessoa que já tem a prática em desempenhar tal função. 

Caso os leads sejam cadastrados no sistema através do site, é importante que seja mantido a rotina de roleta conforme os atendimentos dos corretores.

Para verificação de e-mail, é importante que o primeiro atendimento seja centralizado em apenas uma pessoa. Dessa forma, evita que algum cliente fique aguardando retorno.

Ao entrar em contato com o cliente, a pessoa responsável pelo primeiro atendimento deve levantar o máximo de informações possível tais como: Dados do imóvel, endereço, preço, venda ou locação… Dessa forma o corretor que der sequência ao trabalho terá o máximo de informações para poder desempenhar seu trabalho.

ATENDIMENTO

Após o primeiro contato para angariação do imóvel, é muito importante que seja feito cadastro com máximo de informações possível, tanto do proprietário do imóvel, como também do imóvel. O Imobil Si9 é uma ferramenta poderosa para auxiliar nas tarefas diárias. Além disso, todo trabalho pode ser acompanhado remotamente sendo verificado tarefas, novos cadastros, interações com cliente e quantas propostas foram feitas no decorrer do período necessário.

A boa utilização do Imobil Si9 vai proporcionar:

Para os corretores:

Para a diretoria

  • Acompanhar o que está sendo desempenhado pelos corretores
  • Verificar todas as atividades desempenhadas por cada usuário
  • Acompanhar financeiro de pagamento e recebimento
  • Ter o controle geral da imobiliária sem precisar sair de casa
  • É importante deixar toda equipe muito bem informada sobre as demandas e visão da empresa.

Apresentação do imóvel para o cliente

As novas tecnologias vem para auxiliar os corretores no momento da apresentação do imóvel para os futuros clientes. Além de ter vídeos que podem ser gravados pelo proprietário referente ao imóvel, sempre que possível, é interessante investir em Tour Virtual (mais informações entrar em contato pelo WhatsApp 46-99104-9666). Dessa forma, o cliente interessado na compra ou na locação não precisa estar presente para visualizar todos os cômodos do imóvel.

Fluxo de atendimento:

1 – Verificar real necessidade do cliente

2 – Fazer busca minuciosa dos imóveis disponíveis para atender a necessidades apresentadas pelo cliente. (https://prnt.sc/rlzd72) 

3 – Preparar reunião on-line com todas as informações necessárias.

4 – Na reunião deve ser apresentado um imóvel por vez tirando todas as dúvidas do cliente. Ai que entra a importância de um cadastro do imóvel bem feito com o máximo de informações possível.

5 – Caso já esteja sendo utilizado a tecnologia de Tour Virtual para os imóveis, não há necessidade de estar no local do imóvel para mostrar ao cliente. (https://prnt.sc/rlzfgn) 

6 – O envio da documentação pode ser feita toda on line pelo WhatsApp. Todos arquivos de documentos, tanto do cliente como do imóvel podem ser feitos diretamente no cadastro de cada um respectivamente. Imóvel: https://prnt.sc/rlzi03 Cliente: https://prnt.sc/rlziuf ; https://prnt.sc/rlzj48 

7 – Faça o máximo de trâmites possíveis on line evitando assim sair de casa seguindo as normas estabelecidas para controle da Pandemia que enfrentamos atualmente.

Apresentação do imóvel para o cliente

As novas tecnologias vem para auxiliar os corretores no momento da apresentação do imóvel para os futuros clientes. Além de ter vídeos que podem ser gravados pelo proprietário referente ao imóvel, sempre que possível, é interessante investir em Tour Virtual (mais informações entrar em contato pelo WhatsApp 46-99104-9666). Dessa forma, o cliente interessado na compra ou na locação não precisa estar presente para visualizar todos os cômodos do imóvel.

Fluxo de atendimento:

1 – Verificar real necessidade do cliente

2 – Fazer busca minuciosa dos imóveis disponíveis para atender a necessidades apresentadas pelo cliente. (https://prnt.sc/rlzd72) 

3 – Preparar reunião on-line com todas as informações necessárias.

4 – Na reunião deve ser apresentado um imóvel por vez tirando todas as dúvidas do cliente. Ai que entra a importância de um cadastro do imóvel bem feito com o máximo de informações possível.

5 – Caso já esteja sendo utilizado a tecnologia de Tour Virtual para os imóveis, não há necessidade de estar no local do imóvel para mostrar ao cliente. (https://prnt.sc/rlzfgn) 

6 – O envio da documentação pode ser feita toda on line pelo WhatsApp. Todos arquivos de documentos, tanto do cliente como do imóvel podem ser feitos diretamente no cadastro de cada um respectivamente. Imóvel: https://prnt.sc/rlzi03 Cliente: https://prnt.sc/rlziuf ; https://prnt.sc/rlzj48 

7 – Faça o máximo de trâmites possíveis on line evitando assim sair de casa seguindo as normas estabelecidas para controle da Pandemia que enfrentamos atualmente.

FERRAMENTAS PARA UTILIZAR HOME OFFICE

SOFTWARE DE GESTÃO 

Software com CRM, Vendas, Locação, financeiro… todo integrado ao site sem a necessidade do retrabalho para divulgação em portais imobiliários. Nele é possível acompanhar a rotina completa da imobiliária, podendo gerar relatórios que possibilitam ser desenvolvidos conforme a necessidade exclusiva de cada usuário.

https://si9sistemas.com.br/

SOFTWARE PARA REUNIÕES ON-LINE E VIDEOCONFERÊNCIA

Podemos utilizar a tecnologia a nosso favor utilizando aplicativos completamente gratuitos e de ótima qualidade.

Hangout – https://hangouts.google.com/

Skype – https://www.skype.com/pt-br/

Zoom – https://zoom.us/pt-pt/meetings.html

Em todos eles poderão ser feitas vídeo conferências tanto pelo smartphone como pelo computador. Basta possuir caixas de som ou fones de ouvido com microfone em caso do computador. Para que a outra(s) pessoa(s) possa(m) participar, basta enviar o link da sala de reuniões on-line.

Compartilhamento de documentos

Algumas ferramentas possibilitam o compartilhamento de documentos dando permissões de acesso conforme necessidade. A edição pode ser feita em tempo real por vários usuários ao mesmo tempo além de poder compartilhar diretamente com o cliente através de URL em forma pública.

Google Drive – https://www.google.com/intl/pt-BR_ALL/drive/

One Drive – https://onedrive.live.com/about/pt-br/

Aplicativos para auxílio

Tenha um scanner através do seu smartphone – https://www.camscanner.com/

Faça anotações importantes com lembretes – https://evernote.com/intl/pt-br/

PARA FINALIZAR

Em tempos de crise é importante podermos nos adequar ao que o mercado exige. Mudar a rotina pode ser difícil no primeiro momento porque estamos acostumados com o que fazemos e o ser humano precisa de rotina para se adaptar. Criar mecanismos para diminuir o impacto que o novo modelo de operação exige é uma tarefa desafiadora. 

Esperamos que com essas dicas simples, possamos levar ao conhecimento um pouco de nossa experiência diária. 

Desejamos bom proveito! 

Por Roberto Carlos de Souza

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